某公司的生产单位月度安全环保例会涉及内容均较为具体，原本情况通报总结成一张表格便可一目了然，却总是被整理成洋洋洒洒数页纸，各部门人员常常文章读了大半还不得要领。对此，明眼人看在眼里，急在心上。
曾几何时，有些企业部门的工作总结和通报，过于强调书面形式的整齐划一，其间距、字体、字号、边距、段落等行文规则均有明文规定，句式方面也经常有“发现了、促进了、形成了、加强了、推进了、暴露了”之类的高频词，看似“高大上”，但如果忽视了实质内容，则不利于提高办事效率。
笔者曾在中日合资公司供职多年，任品质保证部长，公司总经理和总工程师都是日本人。他们做计划、写材料、总结均爱使用表格，甚至其中还有不少手绘体，且字号大小不一，乍一看似无章法，其实很实用。
这里有一个令笔者刻骨铭心的实例：笔者当年所在的公司经营层决定尽快研发一种10kV柱上断路器。撰写可研报告的任务提前几个月就交给了技术部。技术部长是中国人，带领团队忙乎了很长时间，完成了长达60页的报告。
在一次新产品讨论会上，日本总工接二连三地提出几个关键问题，而在技术部厚厚一大本可研报告上竟找不到相关内容，日本总工气愤之极，扬长而去。
不大一会儿，又转身进入会议室，向与会人员每人发了一张A3纸。大家一看，原来是10kV柱上断路器的研发计划。
尽管里面掺杂有不少日文，但我们还是能够大体看得懂：密密麻麻的蝇头小字，包含了投入、产出、市场需求、竞争对手情况、需要的设备和人员、主要技术参数和急需要解决的技术关键，其中不乏数据和各种图标曲线，可以说是应有尽有。
几个中方人员一时无语，深感这看似杂乱的A3纸，透出的决不是简单意义上的中日双方工程技术人员管理素质的差别。
一次偶然的机会，笔者问及此事，总经理回答“ISO9000标准全世界通用，我们理解就是要用最简便的文字进行图表化、可视化管理”。
不敢说日本人深谙其精髓，但最起码“杜绝官话套话等形式主义、以简单明了的方式让人看懂”的一般管理原则，需要更多中国企业加以重视，不要让种种看似整齐划一的“形式”禁锢了创新的翅膀，造成长期效率低下。
有时候，把文字重点摘抄出来放在表格里表示出来就会让人看得更清楚、印象更深刻，甚至还可以用颜色，比如笔者在公司推行班组危险预知训练活动时，曾用绿色代表合格，红色代表不合格，黄色代表部分符合、尚待提高等，进行全厂几十个班组的“脸谱评价”，这样做起码比只注重文件美观或逻辑结构关系的整篇大段文字描述更有说服力，更有效率。
将呈现内容去伪存真，化繁为简，表现真正的重点，给人以视觉上的强烈冲击，这种方法特别适合诠释一般人容易混淆或搞错的概念及其关系，很多时候对管理工作也是适用的，尤其是对专项活动的总结、通报之类的管理文件。
