9月12日下午，河南省晋商会（晋商俱乐部联合发起机构）召开会长办公会议，河南省晋商会会长郭启文，执行会长李全勇，轮值会长赵高峰，常务副会长韩全保、窦小刚、李军、陈宝泉、常世伟、孙洁、张占伟、李福栋、宋国帅，副会长王曦蔓、庄建军，秘书长张佛廷，副秘书长袁春基、崔丽媛、曹爽、樊利萍等出席，进一步研究商会换届筹备工作。
会议由秘书长张佛廷主持。
会上，郭启文会长通报了上次会议以来筹备工作进展情况，他说，8月29日下午，我们召开了扩大的会长办公会，吸收部分兼职的副秘书长参加。会上，秘书长张佛廷通报了商会组织换届筹备工作进展情况及下一阶段的重点任务，并就河南省晋商会第四次会员代表大会的有关议程向会议作了说明。我在会上对换届前期筹备工作以及换届大会议程安排给予了充分肯定；并对下一阶段的工作提出了三点具体要求和一点希望，大家在热烈的气氛中纷纷表示，愿以最大的诚意和实际行动，全方位地参与和支持本次换届工作。在人力方面，会员企业将选派精干人员积极参与换届筹备工作，提供必要的智力和劳力支持，确保各项会务工作顺畅、高效推进；在物力方面，将根据大会需要，力所能及地提供车辆、设备、物资等各类资源保障，为大会的顺利召开提供坚实的后盾；在财力方面，极积主动承诺提供赞助和资金，鼎力支持换届大会及后续系列活动的成功举办，为新一届理事会工作贡献一份力量。
郭启文会长指出，为了这次换届会议的圆满成功，我会从上到下，全力支持和配合，尤为仰仗各位会长、商会的骨干单位的无私奉献与鼎力支持，慷慨解囊，为会议的顺利召开提供了坚实的资金保障与丰厚的物质支持。这份雪中送炭的深情厚谊，不仅极大提升了会议的规格与品质，更是对商会工作最有力的肯定。大家以实际行动彰显了河南省晋商会强烈的社会责任与团结协作精神，是商会发展不可或缺的重要基石。在此，我谨向所有提供赞助的各位会长和会员企业致以最诚挚的感谢与崇高的敬意！
郭启文会长强调，我们的换届大会既是对上一届理事会工作的全面总结与肯定，也是擘画新发展蓝图、开启新征程的起点。它将为实现我会健康发展的有序交接与平稳过渡，赋予组织新的生命力。目前，我们的换届大会已经临近，大会各个阶段的各项工作正有条不紊的进行。
郭启文会长表示，圆满召开河南省晋商会第四次会员代表大会，不仅是一次统一思想、明确目标，增强会员的归属感和认同感，凝聚全体会员向心力，重塑商会的凝聚力和战斗力的盛会；也是一次树立形象的重要窗口，一场成功、隆重、规范的换届大会，是向社会各界（包括政府、兄弟商协会、媒体朋友等）展示商会实力、活力和良好风貌的最佳窗口，是有效提升商会的社会公信力与品牌影响力的全方位展示。因此，只能成功、不能出现大的纰漏。目前，会议的如期召开已经进入倒计时，我们今天要对会议的各个环节、各环节的各项具体内容进行再布置、再研究、再落实。实行“统一指挥、分组负责、专人落实、限时完成”的原则，必须将“成功在于细节”的理念贯穿到底，将每一项工作分解到岗、责任到人，形成无缝对接、高效协同的工作闭环。作为会务的工作协调、材料准备（包括会议议程、报告、选票等）、会场布置、签到注册、嘉宾接待与联络、赞助与物资管理、晚宴餐饮保障、节目与晚宴流程对接以及宣传与媒体报道等等，我们要过细的做工作、逐项落实，千万不能粗心大意。
秘书长张佛廷就河南省晋商会第四次会员代表大会暨建会十六周年庆典几个阶段的流程及注意事项进行了说明。
参加会议的各位会长和副秘书长围绕换届大会筹备工作，各抒己见、建言献策。承担具体各自的各小组联系任务特点，进一步的确认、细化和深入的研究，表示将以饱满的热情积极投入到准备工作之中。
郭启文会长最后表示，换届大会即将召开，细节决定成败，责任重于泰山。希望我们每个人都能扛起自己的责任，以最高的标准、最细的措施、最实的作风，最终打赢这场攻坚战，共同成就一场载入商会史册的圆满盛会！希望大家各抒己见，再次为开好会议建言献策。
